Woran erkenne ich, dass mein PVS mich bremst?
Es gibt klare Signale. Wenn Mitarbeitende für Routineaufgaben überdurchschnittlich viele Klicks brauchen. Wenn die Abrechnung regelmäßig manuelle Korrekturen erzwingt. Wenn neue TI-Anwendungen wie ePA oder eRezept nicht reibungslos funktionieren, weil das System veraltet ist. Wenn Updates immer häufiger Probleme verursachen statt sie zu lösen.
Das lauteste Signal ist aber oft das leiseste: das kollektive Stöhnen im Praxisteam, wenn jemand die Software erwähnt. Wenn alle wissen, dass es irgendwann besser sein sollte – dann ist es meistens längst Zeit.
Drei Fragen helfen bei der Einordnung: Kostet das PVS täglich mehr Zeit als nötig? Kostet es Honorar durch Abrechnungsfehler oder fehlende TI-Integration? Und würde das Team bei einer freien Wahl dasselbe System noch einmal wählen? Wenn eine dieser Fragen klar mit Nein beantwortet wird, lohnt zumindest eine ehrliche Analyse.
Was muss bei einer Migration beachtet werden?
Ein PVS-Wechsel ist kein einfacher Dateiexport. Patientenstammdaten, Karteien, Abrechnungshistorien, Befunde, Dokumente, Laborwerte, Formulare – all das muss vollständig und korrekt übertragen werden. Je nach Ausgangssystem und Zielplattform ist das technisch mehr oder weniger komplex.
Schritt 1: Ist-Analyse Welche Daten liegen in welchem Format vor? Gibt es eine Export-Schnittstelle für alle relevanten Datenbereiche? Was unterstützt das Zielsystem an Import-Formaten? Wer diese Fragen überspringt, riskiert am Ende festzustellen, dass Daten in Formaten vorliegen, die das neue System nicht lesen kann – nach dem Wechsel, wenn es zu spät ist, es einfach rückgängig zu machen.
Schritt 2: Testkonvertierung Echte Daten – anonymisiert – werden in das neue System übertragen und geprüft: Stimmen Patientenstammdaten? Sind Abrechnungshistorien vollständig? Sind Laborwerte korrekt zugeordnet? Fehlt etwas? Ohne Testlauf kein Go-Live. Das ist keine Option, sondern Grundvoraussetzung für einen sicheren Wechsel.
Schritt 3: Fallback-Plan Was tun, wenn nach dem Wechsel ernsthafte Probleme auftauchen? Wie lange bleibt das alte System zugänglich? Welche Daten sind dort noch verfügbar? Ein definierter Fallback-Plan ist keine Schwarzmalerei – er ist der Unterschied zwischen einem beherrschbaren Problem und einem Praxisausfall.
Schritt 4: TI- und Schnittstellenprüfung KIM-Anbindung, eRezept, ePA, Laborschnittstellen, Medizingeräteanbindung – all das muss im neuen System korrekt konfiguriert und getestet sein, bevor der erste echte Arbeitstag beginnt. Eine fehlende KIM-Konfiguration im neuen PVS führt dazu, dass eAU-Übermittlungen still fehlschlagen – ohne Fehlermeldung, ohne dass jemand es sofort bemerkt.
Wie lange dauert eine Migration?
Bei einem gut vorbereiteten Wechsel rechnen Sie mit zwei bis drei Arbeitstagen für die eigentliche Migration – typischerweise am Wochenende, außerhalb der Sprechzeiten. Die Vorbereitung – Analyse, Testkonvertierung, Schulung des Teams – nimmt je nach Ausgangssituation zwei bis vier Wochen in Anspruch. Für größere Praxen und MVZ mit komplexen Datenstrukturen planen wir individuell.
Was kostet ein PVS-Wechsel?
Direkte Kosten entstehen für Datenmigration, Systemeinrichtung, Schulungen und gegebenenfalls neue Hardware. Hinzu kommen indirekte Kosten durch den Produktivitätsverlust in der Eingewöhnungsphase – der bei gut geführten Migrationen mit strukturierter Schulung deutlich kürzer ausfällt als befürchtet.
Dem steht eine langfristige Rechnung gegenüber: effizientere Abläufe, weniger Abrechnungsfehler, bessere TI-Integration, ein Team, das produktiver und weniger frustriert arbeitet. Diese Einsparung ist schwerer zu beziffern als die Migrationskosten, aber in der Praxis oft erheblich.
Checkliste: 10 Fragen vor dem PVS-Wechsel
[ ] Welche Daten liegen in meinem aktuellen System in welchem Format vor?
[ ] Gibt es eine Export-Schnittstelle für alle relevanten Datenbereiche?
[ ] Unterstützt das Zielsystem den Import dieser Formate?
[ ] Ist eine Testkonvertierung geplant – mit echten Daten?
[ ] Gibt es einen definierten Fallback-Plan?
[ ] Wann genau soll der Wechsel stattfinden – und ist das realistisch?
[ ] Wie lange bleibt der Zugriff auf das alte System nach dem Wechsel bestehen?
[ ] Sind alle Mitarbeitenden vor Go-Live in das neue System eingewiesen?
[ ] Sind TI-Anbindung, KIM und eRezept im neuen System geprüft?
[ ] Sind Abrechnungsschnittstellen zur KV getestet?
Häufige Fragen
Verliere ich Daten beim Wechsel? Bei sorgfältiger Vorbereitung und durchgeführter Testkonvertierung: nein. Ohne Vorbereitung: möglicherweise – und möglicherweise, ohne dass es sofort auffällt. Darum ist die Analyse vor dem Wechsel keine Option, sondern Pflicht.
Kann ich während der Sprechstunde wechseln? Nein. Der eigentliche Datentransfer findet außerhalb der Sprechzeiten statt – typischerweise am Wochenende. Die Vorbereitungsphase läuft parallel zum laufenden Betrieb und ist für Patienten und Team nicht spürbar.
Was ist, wenn das neue System nach dem Wechsel Probleme macht? Dafür gibt es den Fallback-Plan. Das alte System sollte für eine definierte Übergangszeit noch zugänglich bleiben. Wie lange das möglich ist, hängt vom Ausgangssystem und dem Vertrag mit dem bisherigen Anbieter ab – das klären wir vor dem Wechsel.
Empfehlen Sie immer ein bestimmtes PVS? Nein. Wir beraten ergebnisoffen – auf Basis Ihrer Fachrichtung, Ihrer IT-Umgebung und Ihrer Anforderungen an Abrechnung, Dokumentation und TI-Integration. Unsere Partner tomedo, tomedo.air und Doctolib kennen wir sehr gut – aber wir empfehlen nur dann, wenn es wirklich passt.
Wie früh sollte ich Sie einbinden? So früh wie möglich – idealerweise bevor die endgültige Systementscheidung gefallen ist. Wir können die Entscheidung mit fundierter Kenntnis der Systeme begleiten und den Migrationspfad von Anfang an realistisch planen. Wer uns erst kurz vor dem geplanten Wechseltermin einbindet, hat weniger Spielraum für sorgfältige Vorbereitung.
