Was ist die ePA – und wer hat Zugriff?
Die elektronische Patientenakte ist eine personenbezogene digitale Akte, in der medizinische Informationen gespeichert werden können: Befunde, Diagnosen, Arztbriefe, Medikationspläne, Impfungen, Laborwerte. Sie liegt nicht in einer Praxis, sondern bei der jeweiligen Krankenkasse des Patienten – technisch erreichbar über die Telematikinfrastruktur.
Zugriff haben Ärztinnen und Ärzte, Apotheken, Krankenhäuser und andere zugelassene Leistungserbringer – immer nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Patienten für den jeweiligen Behandlungskontext. Patienten können die Akte über ihre Krankenkassen-App einsehen, eigene Dokumente hinzufügen und Zugriffsrechte verwalten. Wer keine App nutzt oder kein Smartphone hat, kann die Freigabe auch direkt über die Krankenkasse erteilen.
Welche Pflichten haben Arztpraxen?
Seit Oktober 2023 sind Praxen verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für die ePA-Nutzung zu erfüllen. Wer das nicht nachweist, riskiert Honorarkürzungen. In der Praxis bedeutet das: ein aktuelles PVS mit ePA-Anbindung, eine aktive TI-Verbindung und gültige Zertifikate – insbesondere ein gültiger eHBA (Heilberufsausweis) des behandelnden Arztes.
Dazu kommt eine aktive Pflicht: Wenn ein Patient den Wunsch äußert, dass bestimmte Dokumente in seine ePA eingestellt werden, muss die Praxis dem auf Anfrage nachkommen – soweit die Informationen aus der laufenden Behandlung stammen. Was nicht verpflichtend ist und auch nicht vergütet wird: das Scannen und Hochladen historischer Papierdokumente aus der Zeit vor der ePA-Einführung.
Wie wird die ePA in das PVS integriert?
Moderne PVS-Systeme bieten eine direkte ePA-Anbindung. Arztbriefe, Befunde und Laborergebnisse können direkt aus dem System in die Akte des Patienten hochgeladen werden – ohne Umweg über eine separate Oberfläche, ohne manuelle Zwischenschritte. Alle großen PVS-Anbieter unterstützen das heute. Auch STARC medical unterstützt seit Q3/2025 den direkten ePA-Upload aus der PACS-Lösung heraus – Bilddaten und radiologische Befunde können damit ohne Umweg in die ePA eingestellt werden.
Die technische Voraussetzung für all das: eine aktive TI-Verbindung und ein gültiger eHBA des behandelnden Arztes. Der eHBA dient der qualifizierten elektronischen Signatur – ohne ihn ist der ePA-Zugriff nicht möglich.
Was kostet Nichterfüllung?
Die Honorarkürzung für fehlende ePA-Fähigkeit beläuft sich auf ein Prozent des Honorars. Das klingt zunächst gering – summiert sich aber über ein Quartal erheblich. Wer gleichzeitig kein VSDM betreibt, trägt noch einmal 2,5 Prozent obendrauf. Für eine mittelgroße Praxis können das im Quartal mehrere tausend Euro sein.
Die gute Nachricht: Wer eine aktuelle TI-Anbindung hat und ein modernes PVS betreibt, erfüllt die Voraussetzungen in der Regel bereits. Es lohnt sich dennoch, das einmal gezielt zu überprüfen – gerade im Hinblick auf eHBA-Laufzeiten und PVS-Konfiguration.
Checkliste: ePA-Bereitschaft Ihrer Praxis
[ ] Mein PVS ist aktuell und bietet eine direkte ePA-Anbindung.
[ ] Meine TI-Verbindung ist aktiv und stabil.
[ ] Mein eHBA ist gültig und nicht abgelaufen.
[ ] Ich weiß, wie Dokumente aus meinem PVS in die ePA hochgeladen werden.
[ ] Mein Team weiß, wie mit Patientenanfragen zur ePA umzugehen ist.
[ ] Ich führe VSDM durch und vermeide damit den 2,5-Prozent-Honorarabzug.
Häufige Fragen
Müssen Patienten der ePA-Nutzung aktiv zustimmen? Nein – seit der Opt-out-Regelung 2025 ist die ePA für alle gesetzlich Versicherten aktiviert, sofern sie nicht aktiv widersprochen haben. Der Zugriff durch die Praxis auf die Akte erfordert aber die aktive Freigabe des Patienten für den jeweiligen Behandlungskontext. Diese Freigabe kann über die Krankenkassen-App oder direkt über die Krankenkasse erteilt werden.
Was passiert mit Patienten, die kein Smartphone haben? Kein Problem. Die Freigabe für die Praxis kann auch ohne App direkt über die Krankenkasse erteilt werden. Das Fehlen eines Smartphones ist kein Hindernis für die ePA-Nutzung.
Muss ich alte Patientenakten digitalisieren und hochladen? Nein. Das Einscannen und Hochladen historischer Papierdokumente ist weder verpflichtend noch wird es vergütet. Die Pflicht bezieht sich ausschließlich auf aktuelle Dokumente aus der laufenden Behandlung – und auch das nur auf ausdrückliche Anfrage des Patienten.
Was ist, wenn mein eHBA abgelaufen ist? Ohne gültigen eHBA ist kein ePA-Zugriff und keine qualifizierte elektronische Signatur möglich. Das betrifft eRezept und ePA gleichermaßen. eHBA-Laufzeiten sollten rechtzeitig geprüft und die Erneuerung früh eingeleitet werden – Lieferzeiten für neue Karten können mehrere Wochen betragen.Wir sind uns nicht sicher, ob unsere Praxis ePA-fähig ist. Was tun? Ein TI-Check klärt das schnell und kostenlos: Wir prüfen PVS-Konfiguration, TI-Verbindung, eHBA-Laufzeit und VSDM-Durchführung – und sagen Ihnen konkret, ob und wo Handlungsbedarf besteht.
