Wer eine Praxis gründet, hat einen langen Aufgabenzettel. Standort, Zulassung, Finanzierung, Personal, Ausstattung – und irgendwo am Ende, oft zu spät: die IT. Das ist verständlich, denn IT fühlt sich für die meisten Ärztinnen und Ärzte nicht wie ein Kernthema an. Es ist aber eines. Und wer es zu spät angeht, steht kurz vor der Eröffnung vor Problemen, die sich mit mehr Vorlaufzeit einfach nicht ergeben hätten.
Wann sollte ich mit der IT-Planung beginnen?
So früh wie möglich – idealerweise sechs Monate vor dem geplanten Eröffnungsdatum. Das klingt nach viel Vorlauf, aber die Gründe sind konkret.
Die PVS-Auswahl und -Einrichtung braucht Zeit. Nicht nur die technische Installation, sondern die Konfiguration auf Ihre Fachrichtung, die Einrichtung von Abrechnungsparametern, die Einbindung der TI und die Schulung Ihres Teams. Das passiert nicht in einer Woche.
Die TI-Erstanbindung muss koordiniert werden. Konnektor oder TI-Gateway, Kartenterminals, SMC-B-Karte, eHBA – all das muss bestellt, geliefert, installiert und beim zuständigen Anbieter registriert werden. Lieferzeiten für Signaturkarten betragen mehrere Wochen. Wer damit zu spät beginnt, startet ohne TI-Anbindung – was Honorar kostet und Abläufe erschwert.
Die Netzwerkplanung muss vor dem Verputzen feststehen. Wer das Netzwerkkonzept erst erstellt, wenn die Wände bereits geschlossen sind, zahlt für nachträgliche Kabelführungen deutlich mehr – oder verzichtet auf eine saubere Verkabelung und leidet dauerhaft darunter.
Was gehört zur IT-Grundausstattung einer Arztpraxis?
Für eine kleinere Einzelpraxis besteht die Grundausstattung typischerweise aus:
einem Server und/oder einer geeigneten Cloud-Lösung als Datenbasis, einem Netzwerk mit WLAN und ausreichend Netzwerkdosen an allen Arbeitsplätzen, zwei bis drei Arbeitsplatz-PCs oder Macs je nach Praxisgröße, einem Multifunktionsgerät für Druck und Scan, eHealth-Kartenterminals für die Gesundheitskarte, einem Konnektor oder TI-Gateway-Anschluss, einer Firewall – nicht nur einem Router, einem Praxisverwaltungssystem und einem funktionierenden Backup-System vom ersten Tag an.
Dazu kommen je nach Fachrichtung Medizingeräte, deren Anbindung an die IT separat geplant werden muss: Ultraschall, EKG, Spirometrie, Röntgen. Diese Planung muss früh stattfinden – Medizingeräte-Integration ist keine Aufgabe für den Tag vor der Eröffnung.
Was kostet die IT-Grundausstattung?
Eine ehrliche Antwort hängt von Fachrichtung, Praxisgröße und gewünschter Software ab. Insbesondere machen die angebundenen diagnostischen Geräte wesentliche Teile des Konzepts aus. Daher sind pauschale Aussagen nicht zielführend, weil jedes Projekt so individuell wie Ihre Praxis ist.
Fördermöglichkeiten über KfW-Programme für Selbstständige und ggf. über die KV sollten frühzeitig geprüft werden. Die TI-Pauschale der KV finanziert laufende TI-Kosten mit – vorausgesetzt, die TI-Erstanbindung ist korrekt durchgeführt und gemeldet.
Wer ist für die TI-Erstanbindung zuständig?
Die TI-Erstanbindung ist Aufgabe des zertifizierten Dienstleisters vor Ort (DVO). Als zertifizierter DVO und DGN-Partner installieren wir Konnektor oder TI-Gateway, richten die Kartenterminals ein, koordinieren die Beantragung der SMC-B-Karte und prüfen die korrekte Verbindung zur Telematikinfrastruktur. Das wird protokolliert und bei der KV mit Abgabe der Kassenabrechnung technisch gemeldet – damit die TI-Pauschale von Beginn an korrekt ausgezahlt wird.
Die SMC-B-Karte muss beim Anbieter beantragt werden – dafür benötigen Sie Ihre BSNR (Betriebsstättennummer), die Sie von der KV erhalten. Planen Sie mehrere Wochen für Lieferung und Aktivierung ein. Der eHBA des behandelnden Arztes muss ebenfalls rechtzeitig beantragt sein – ohne ihn sind eRezept und ePA nicht nutzbar.
Der IT-Fahrplan auf einen Blick
6 Monate vor Eröffnung IT-Konzept entwickeln. PVS-Entscheidung treffen. Netzwerkplanung in Abstimmung mit Bauplanung starten. SMC-B-Karte und eHBA beantragen.
4 Monate vor Eröffnung Hardware bestellen. Netzwerkverkabelung koordinieren. PVS-Lizenz beauftragen. TI-Komponenten bestellen.
2 Monate vor Eröffnung Netzwerk und Server installieren. Arbeitsplätze einrichten. PVS konfigurieren. TI-Erstanbindung durchführen. Backup-System einrichten und ersten Test durchführen.
4 Wochen vor Eröffnung Systemtests und strukturierte Abnahme. Schulung des Teams. Go-Live-Probe.
Eröffnungstag Begleiteter Start. Direkter Ansprechpartner für Fragen und kleine Korrekturen.
Was ist nach dem Go-Live zu tun?
Der erste Betriebstag ist nicht das Ende des Projekts, sondern der Anfang des Betriebs. In den ersten Wochen tauchen Fragen auf, die man vorher nicht vorhersehen konnte – kleine Konfigurationsanpassungen, Fragen aus dem Team, erste Abrechnungserfahrungen mit dem neuen System. Wir sind in dieser Phase engmaschig erreichbar. Für die meisten Praxen, die wir bei der Gründung begleiten, übernehmen wir anschließend den laufenden Betrieb als Managed Service.
Häufige Fragen
Kann ich die TI auch nach der Eröffnung noch einrichten? Grundsätzlich ja – aber dann laufen Sie im ersten Betrieb ohne TI-Anbindung. Das bedeutet: kein eRezept, keine eAU, kein VSDM. Das kostet Honorar, schafft Abläufe die nicht funktionieren und hinterlässt beim Team vom ersten Tag an einen schlechten Eindruck. Mit ausreichend Vorlauf lässt sich das vollständig vermeiden.
Muss ich das PVS kaufen oder kann ich es mieten? Die meisten modernen PVS-Anbieter – tomedo, tomedo.air, Doctolib – bieten Mietmodelle an. Das ist für Gründer in der Regel die bessere Wahl: keine hohen Anschaffungskosten zu Beginn, planbare monatliche Kosten, Updates inklusive.
Welches PVS empfehlen Sie für Praxen in Berlin/Brandenburg? Das hängt von Fachrichtung, Teamgröße und Arbeitsumgebung ab. Für Apple-Umgebungen ist tomedo eine ausgereifte, stabile Wahl. Für plattformunabhängige Umgebungen oder den Fokus auf KI-Assistenz ist tomedo.air interessant. Doctolib eignet sich besonders für Praxen, die von Anfang an auf digitale Patientenkommunikation und integrierte KI-Funktionen setzen wollen. Wir beraten ergebnisoffen – auf Basis Ihrer konkreten Situation.
Was kostet es, Sie für die Gründungsbegleitung zu beauftragen? Das klären wir im Erstgespräch konkret. Gründungsbegleitung umfasst IT-Konzept, Ausstattungsplanung, Installation, TI-Erstanbindung, Schulung und begleiteten Start – als Gesamtpaket kalkuliert, transparent und ohne versteckte Positionen.
